Rekisteriseloste

EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukainen tietosuojaseloste
Laatimispvm: 25.05.2018
Viimeksi päivitetty: 23.08.2019

  1. Rekisterinpitäjä

    Usui Reiki Ryoho ry
    www.usui-reiki-ryoho.fi

  2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

    Vuosikokouksen vuosittain valitsema jäsensihteeri
    Email: usuireikiryoho.finland@gmail.com

  3. Rekisterin nimi

    Usui Reiki Ryoho ry:n jäsenrekisteri
    Usui Reiki Ryoho ry:n kaukoreikiringin sähköpostilista

  4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

    Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenrekisteriä sekä oikeutettu etu huolehtia jäsenviestinnästä.

    Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

    • jäsenpalvelut
    • jäsenmaksutietojen seuranta
    • jäsenviestintä koskien yhdistyksen virallisia kokouksia, tapahtumia sekä jäsenkirjeitä
    • viestien lähettäminen koskien kaukoreikin lähetyspyyntöjä
    • yhdistyksen tapahtumien osallistujien listaaminen ja osallistumismaksujen rekisteröinti ja tarkistaminen
  5.  
  6. Rekisterin tietosisältö

    Jäsenrekisteriin kerätään rekisteröidyistä seuraavat tiedot:

    • Nimi
    • Puhelinnumero
    • Sähköpostiosoite
    • Jäseneksi liittymispäivä
    • Kunkin vuoden jäsenmaksutiedot (jäsenmaksun suuruus ja maksupäivä)
    • Jäsenryhmä: jäsen, opettajajäsen, kannatusjäsen
    • Mahdollinen jäsensihteerin kommentti liittyen jäsentiedon hallintaan
     

    Kaukoreikin lähetysrinkiä varten rekisteröidystä listataan:

    • nimi, mikäli se on tiedossa
    • sähköpostiosoite
     

    Jäsentiedot tallennetaan excel-taulukkoon, joka toimii jäsenrekisterinä.
    Hoitaja- ja opettajatiedot tallennetaan jäsenen sitä pyytäessä yhdistyksen www-sivuille.
    Kaukoreikiringin tiedot tallennetaan yhdistyksen käyttämän sähköpostiohjelman jakelulistaksi.

  7. Rekisteröidyn oikeudet

    Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kohdassa 2 ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.

    Tarkastusoikeus Rekisteröity voi tarkistaa tallennetut henkilötiedot.
    Oikeus tietojen oikaisemiseen Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
    Vastustamisoikeus Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
    Suoramarkkinointikielto Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
    Poisto-oikeus Rekisteröidyllä on oikeus erota yhdistyksen jäsenyydestä ilmoittamalla siitä yhdistyksen hallitukselle sähköpostilla. Kun hallitus on myöntänyt eron, rekisteröidyn tiedot poistetaan jäsenrekisteristä ja tarvittaessa www-sivujen hoitaja- ja opettajalistoilta.

    Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että hänen tietonsa poistetaan www-sivuilta.
    Rekisteröidyllä on oikeus pyytää sähköpostiosoitteensa poistamista kaukoreikiringin postituslistalta.
    Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida välittömästi poistaa.

    Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa määritellyn ajan. Tämän vuoksi kirjanpitoaineistoa ei voida poistaa ennen lakimääräisen määräajan umpeutumista.
    Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaisua.
    Valitusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
  8.  
  9. Säännönmukaiset tietolähteet

    Kukin jäseneksi liittyvä ilmoittaa tietonsa yhdistykselle erillisellä jäsenhakemuslomakkeella.
    WWW-sivuille hoitaja- ja opettajatiedot jäsen voi ilmoittaa joko jäsenhakemuslomakkeella tai sähköpostitse.
    Jäsenmaksu- ja muut maksutiedot kerätään yhdistyksen pankkitilin tiliotteelta.

  10. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot

    Rekisteristä ei luovuteta tai siirretä tietoja kolmansille osapuolille.

    Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA –alueen ulkopuolelle.

    Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

    • Google Gmail -sähköposti
    • Google Drive -pilvipalvelu
    • Dropbox -pilvipalvelu
    • Louhi.net www -palvelinhotellipalvelut

  11. Käsittelyn kesto / Tietojen säilytysajat

    Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin

    • rekisteröidyn jäsenyys on voimassa
    • rekisteröity haluaa olla kaukoreikiringin jakelulistalla. Jakelulistalta pääsee pois, ilmoittamalla asiasta sähköpostilla osoitteeseen kaukoreikiverkosto@gmail.com
    • kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolaissa säädetyn ajan

  12. Henkilötietojen käsittelijät

    Henkilötietoja käsittelee pääsääntöisesti yhdistyksen nimetty jäsensihteeri. Myös hallituksen jäsenet käsittelevät henkilötietoja, kun päätetään jäseneksi hyväksymisestä tai jäsenen eroamisesta/erottamisesta.

    WWW-sivujen hoitaja- ja opettajatietojen osalta henkilötietoja käsittelee myös nimetty www-sivujen ylläpitäjä.

    Kaukoreikiringin jakelulistan osalta henkilötietoja käsittelee nimetty kaukoreikiringin koordinaattori.

    Kaikilla henkilötietojen käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus henkilötietojen suhteen.

  13. Tiedon suojauksen periaatteet
    1. Manuaalinen aineisto

      Jäsenrekisteristä ei säilytetä manuaalisia versioita tai tulosteita. Mahdolliset paperilla tulleet jäsenhakemukset tuhotaan sen jälkeen, kun ne on tallennettu sähköiseen muotoon.

    2. Sähköisesti talletetut tiedot

      Sähköisesti toimitetut jäsenhakemuslomakkeiden tiedot säilytetään yhdistyksen Google Drive-tilillä, johon on kirjautumistunnukset hallituksen jäsenillä sekä jäsensihteerillä.

      Jäsenrekisterinä on excel-taulukko, jota säilytetään yhdistyksen Dropbox-tilillä, johon on kirjautumistunnukset hallituksen jäsenillä sekä jäsensihteerillä.

  14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

    Emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

  15. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

    Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Merkittävistä muutoksista tiedotetaan yhdistyksen jäsenistölle esim. sähköpostilla tai yhdistyksen www-sivuilla.

Takaisin sivun alkuun Takaisin » Liittyminen